1. Contextul Proiectului
În mediile de producție și logistică în care zeci sau sute de angajați lucrează în schimburi succesive de 8 sau 12 ore, evidența timpului de muncă devine o provocare critică de organizare și legalitate.
Conform Articolului 119 din Codul Muncii, angajatorul este obligat să țină la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru.
2. Situația Inițială & Provocările Întâmpinate
Compania utiliza metode tradiționale care deveniseră ineficiente și vulnerabile la erori pe măsură ce numărul de angajați a crescut:
- Condici de prezență pe suport de hârtie: Angajații semnau la sosire și plecare, însă orele erau rotunjite, nesigure sau completate retroactiv, neavând o valoare obiectivă în cazul unui control inopinat al ITM.
- Calcul manual extenuant la final de lună: Departamentul de resurse umane petrecea până la 3 zile lucrătoare pe lună centralizând orele normale, orele de noapte (cu sporul legal de 25%), orele suplimentare și munca în zile de sărbătoare legală.
- Lipsa vizibilității în timp real a prezenței: În eventualitatea unei evacuări de urgență (incendiu, accident de muncă), managementul nu deținea o listă instantanee și exactă a persoanelor aflate în incinta fabricii.
- Dispute frecvente privind plata orelor: Discrepanțele între orele pontate pe hârtie și pontajul real perceput de angajați generau neînțelegeri salariale la plata avansului sau a lichidării.
3. Obiectivele Implementării
StillCo a definit alături de managementul operațional obiective precise pentru noul sistem:
- Implementarea unui sistem de acces și pontaj automat prin cartele/taguri RFID de proximitate la toate porțile de acces și turnicheți.
- Calculul automat al orelor de lucru conform regulamentului intern (matrice de schimburi, toleranțe de intrare, pauze de masă fixe).
- Diferențierea automată a orelor de zi, orelor de noapte (intervalul 22:00 - 06:00), orelor suplimentare și orelor de weekend.
- Generarea instantanee a condicii electronice zilnice de prezență și a foii colective de pontaj (FCP) cu export direct către softul de salarizare.
4. Soluția Tehnică & Arhitectura Sistemului
StillCo a livrat sistemul Tracking Manager, o arhitectură hibridă alcătuită din terminale hardware industriale conectate în rețea și o aplicație server centralizată:
Cititoare robuste industriale conectate prin TCP/IP, cu memorie internă offline pentru funcționare neîntreruptă chiar și în caz de cădere a rețelei locale.
Calculul automat al normei de lucru pe baza evenimentelor reale, aplicarea regulilor de rotunjire aprobate și identificarea orelor de noapte conform Codului Muncii.
Stocarea evenimentelor de intrare/ieșire cu marcaje temporale exacte (timestamp de sistem), garantând integritatea datelor în cazul controalelor autorităților.
Tablou de bord pentru securitate și conducere cu lista exactă a persoanelor aflate în fabrică, utilitate vitală pentru procedurile de urgență.
Înregistrarea simplificată a concediilor de odihnă, certificatelor de concediu medical și învoirilor aprobate direct în fișa angajatului.
Generare automată de fișiere CSV/Excel structurate special pentru importul direct în softurile de calcul al salariilor.
În eventualitatea căderii conexiunii de rețea, terminalele continuă să înregistreze cartelele în memoria internă nevolatilă (până la 50.000 de evenimente), sincronizându-se automat cu baza de date server imediat ce rețeaua redevine disponibilă.
5. Metodologia de Implementare
Proiectul a fost pus în aplicare respectând calendarul stabilit, fără a perturba fluxul de acces al angajaților la intrarea în schimburi:
Faza de pilot pe o singură secție de producție a permis ajustarea fină a pragurilor de toleranță (de exemplu, intrarea cu 10 minute înainte de începerea oficială a schimbului) înainte de extinderea la nivelul întregului colectiv.
6. Rezultate Măsurabile & Impact Operațional
Rezultatele înregistrate după primele luni de exploatare au demonstrat o optimizare masivă a timpului consumat de departamentul administrativ:
| Indicator Operațional | Situația Inițială (Înainte) | După Implementarea StillCo |
|---|---|---|
| Timp lunar de prelucrare a pontajului HR | Aproximativ 3 zile lucrătoare pe lună pentru culegerea și verificarea foilor fizice | Sub 15 minute pentru verificare și generarea fișierului de export salarizare |
| Calculul orelor de noapte și suplimentare | Calcule manuale aproximative, predispuse la omisiuni și reclamații din partea angajaților | Calcul 100% automat și transparent, reflectat exact pe fluturașul de salariu |
| Conformitate la controalele ITM (Art. 119) | Condici pe hârtie ușor de contestat de către inspectori în privința autenticității | Registru electronic infailibil, cu generare la minut a raportului de prezență pentru orice zi selectată |
| Situația personalului prezent la un moment dat | Necunoscută în timp real; imposibil de determinat rapid în caz de urgență | Vizibilitate instantanee pe ecran la dispecerat cu numărul și identitatea persoanelor din incintă |
| Înregistrarea evenimentelor la căderea rețelei | Sisteme dependente exclusiv de conexiune continuă sau fără mecanism de rezervă | Memorie internă pe fiecare terminal; sincronizare automată fără nicio pierdere de date |
Tracking Manager a adus transparență totală în relația dintre management și personalul din producție, eliminând suspiciunile legate de plata orelor lucrate și asigurând protecția legală deplină a companiei.